よくある質問

利用申込（新規登録・変更・早期終了）について
Q-01：新規登録をしましたが、自動通知メールが送られてきません。
A-01：新規登録後★メールが届くまでに5～10分程度掛かることがあります。
5～10分経過しても届かない場合は、ご入力いただいたメールアドレスにお間違いがあるか、
通知メールが迷惑メールフォルダに格納されている可能性がありますので、確認のうえ必要であれば再度新規登録していただくようお願いいたします。

Q-02：必要事項を入力して「次へ」を選択しても次のページに進みません。
A-02：入力した文字に半角の英数字や禁則文字が混在している場合、エラーが発生し、正常に登録ができません。エラー箇所を探して修正のうえ、再度「次へ」を押してください。

Q-03：発注者情報の登録時に、監督員の名前が正しく表示されません。
A-03：メールアドレスにお間違いがないか、今一度ご確認ください。
(監督員のメールアドレスは"XXXX@cals-hokkaido.net"となります。"XXXX@pref.hokkaido.lg.jp"ではありません)
アドレス末尾に余分なスペースがついていないかも確認してください。
アドレスにお間違いのない場合は監督員情報が未登録ですので、建設技術センターまでお問い合わせください。

Q-04：主任監督員が2名担当する工事ですが、入力欄は1名分しかありません。
A-04：主任監督員が複数設定される場合は稀であるため、システムでは対応しておりません。
手動での追加登録となりますので、大変お手数ですが、以下宛先まで追加となる主任監督員の所属、氏名をご連絡ください。
　cals_admin@hoctec.or.jp
※監督員が3名以上設定された場合も同様となります

Q-05：利用申込はいつからできますか。
A-05：いつでも可能です。工期開始日以前にお申し込みいただいた場合は、工期開始日よりシステムをご利用いただけます。工期開始日以降に申し込まれた場合は、発注者の承認次第利用可能となります(フレックス工期の案件につきましても同様です)。

Q-06：利用申込を忘れて、工事開始から時間が経過してしまいました。工事開始に遡って利用可能でしょうか。
A-06：利用開始日は遡ることが可能です。作業効率化の妨げとならないよう監督員と協議して利用開始日を決定してください。

Q-07：現場代理人が変更になりました。どのように手続きすれば良いでしょうか。
A-07：本サイトトップの「利用登録」から変更手続きを行ってください(初回申込時にお知らせした案件登録IDと案件登録パスワードが必要です。詳細はこちら)。

変更完了後に通知メールを送信いたしますので、新しい担当者に回覧する書類は通知を受け取った後に作成してください。

また、新担当者様には別途新規でアカウントを発行いたしますので、旧担当者様アカウントの氏名等は変更しないよう注意してください。

(なお、担当変更前の期間の書類につきましては、旧担当者様アカウントでログインをして処理を行ってください。)

Q-08：人事異動で監督員が変更となりました。どのように手続きすれば良いでしょうか。
A-08：本サイトトップの「利用登録」から担当者変更手続きを行ってください(初回申込時にお知らせした案件登録IDと案件登録パスワードが必要です。詳細はこちら)。
変更完了後に通知メールを送信いたしますので、新しい担当者に回覧する書類は通知受領後に作成してください。
Q-09：工事が終了しました。システム利用終了の手続きはどうすれば良いでしょうか。
A-09：利用期間(書類提出期間)に変更がない場合は、手続きは不要です。工期前に利用終了となる場合は、Q-15を参考に手続きいただくようお願いいたします。
Q-10：工期が延長になりました。どのように手続きすれば良いでしょうか。
A-10：本サイトトップの「利用登録」から工期延長(利用期間変更)手続きを行ってください(初回申込時にお知らせした案件登録IDと案件登録パスワードが必要です。詳細はこちら)。

Q-11：延長後の工期が未定ですが、どのように手続きすれば良いでしょうか。
A-11：延長手続きの回数に制限はありませんので、現工期末までに、確実に延長となる時期まで延長手続きいただき、工期確定後に再度延長手続きを行ってください。

Q-12：工期前に工事が完了しました。どのように手続きすれば良いでしょうか。
A-12：本サイトトップの「利用登録」から早期終了(利用期間変更)手続きを行ってください(初回申込時にお知らせした案件登録IDと案件登録パスワードが必要です。詳細はこちら)。

Q-13：利用登録サイトにおいて、案件登録IDと案件登録パスワードを入力してもログインできません。
A-13：以下の原因が考えられます。
  1. 情報共有システムのユーザIDとパスワードを入力している場合
    利用登録サイトへのログインに必要な案件登録IDと案件登録パスワードは、情報共有システムのユーザIDとパスワードとは異なります。新規登録時に通知された「010【北海道情報共有】 案件登録ID・パスワードのお知らせ」という標題のメールに記載されておりますのでご確認ください。
  2. 通知メール文面より「コピー」している場合
    案件登録IDと案件登録パスワードの文字列と前後に余分な空白(スペース)が付いている可能性があります。空白を除去するか、キーボードから直接入力してください。
    上記で解決されない場合は、建設技術センターまでご連絡ください。

Q-14：設計変更で契約金額、工事内容が変更になりました。システムで手続きは必要でしょうか。
A-14：工期(書類提出期間)に変更がない場合、手続きは不要です。なお、システム利用金額は当初契約金額による区分が適用され、設計変更による増減はありません。

Q-15：担当者変更手続きをしたいのですが、案件登録IDと案件登録パスワードを忘れてしまいました。
A-15：新規登録当初に通知されております「010【北海道情報共有】 案件登録ID・パスワードのお知らせ」というタイトルのメールをお探しください。
メールが見当たらない場合は、建設技術センターまでお問い合わせください。
情報共有システムについて
ログイン・アカウントについて
Q-01：新規登録時の登録完了通知メールを紛失してしまいました。ログイン用のアカウントがわかりません
A-01：建設技術センターにお問い合わせください。
Q-02：情報共有システムのパスワードを忘れてしまいました。
A-02：ログイン画面よりパスワードを再設定可能です。こちらの手順でご確認ください。
Q-03：アカウントの通知に記載されたユーザIDとパスワードを入力したのですが、エラーが表示され、ログインできません。
A-03：以下の原因が考えられます(詳しくはこちら)。
  1. 入力文字を間違っている場合
    IDの数字(11桁)と数字(2桁)の間の"_"(アンダーバー)を" "(スペース)や"-"(ハイフン)と誤入力した可能性がありますのでご確認ください。
    なお、アンダーバーは"Shift"と"ろ"(右Shiftの左隣のキー)を同時に押すと入力できます。
  2. 案件管理システムの案件登録ID・案件登録パスワードを入力している場合

    情報共有システムへのログインに必要なユーザIDとパスワードは、案件管理システムの案件登録IDとパスワードとは異なります。案件登録完了時に通知されます「【北海道情報共有】工事施工情報共有システム案件登録完了のお知らせ」という標題のメールに記載されておりますのでご確認ください。

  3. 通知メール文面より「コピー」している場合
    案件登録ID・案件登録パスワードの文字列と前後に余分な空白(スペース)が付いている可能性があります。空白を除去するか、キーボードから直接入力してください。上記で解決されない場合は、建設技術センターまでご連絡ください。

システムの利用期間について
Q-04：利用期間(工期)が終了しました。情報共有システムにはいつまでアクセスできるでしょうか。
A-04：利用期間末(初期値は工期末)の翌月末まで猶予期間としてシステムにアクセス可能です。猶予期間中は工期内を提出日とする書類の提出、修正、決裁および成果品の作成が可能ですが、期間を過ぎるとデータは削除されますので、必要に応じて「一括ダウンロード機能」などにより PDF化し、各自で保存いただくようお願いいたします。
(例)3/21が工期末の場合、猶予期間は4/30までとなります。
Q-05：担当していた工事が繰越となりました。情報共有システムの案件はどのような扱いとなるでしょうか。
A-05：繰越案件は次年度もそのまま情報共有システムを利用いただけます。本サイトトップの「利用登録」から工期延長変更手続きを行ってください(初回申込時にお知らせした案件登録IDと案件登録パスワードが必要です)。 また、監督員が変更となる場合は、併せて監督員変更手続きも行って下さい。

Q-06：システム利用開始日を変更することはできるでしょうか。
A-06：システム利用期間の開始日は、新規お申込み時の開始日から変更できません。ゼロ国、ゼロ道、債務工事など、工期の開始が前年度末となる工事につきましては、担当監督員と協議の上で利用開始日を決定いただくようお願いいたします。

書類作成について
Q-07：書類の副題には何を記載すればよいでしょうか。
A-07：本項目は、書類一覧画面のタイトルや、一括ダウンロードした電子成果品の資料名に反映されますので、実際の内容を具体的に記載してください
(例：「10月予定」、「第1回社内検査結果について」)。
Q-08：組み込み書式に存在しない書類を提出するにはどうすればよいでしょうか。
A-08：工事施工協議簿を鑑として使用し、当該書類を添付ファイルとして提出してください。
Q-09：ファイルを添付すると書類が登録できません。添付ファイルのサイズに制限はあるのでしょうか。
A-09：システム側での容量制限はありませんが、ご利用の回線速度と添付するファイルのサイズによっては、サーバ側でタイムアウトして 登録できない場合があります(光回線でも数百MB以上の動画を添付した場合には頻発します)。添付ファイルのサイズを縮減(写真の画素数、PDFの画質調整)、直接持参するなどして回避いただくようお願いします。

Q-10：主任技術者から書類を発議したいのですが、どうすればよいでしょうか。
A-10：書類のテンプレート（自由決裁経路）を新たに作成することにより発議可能です。詳細手順は以下をご参照ください。
　主任技術者からの書類発議手順

Q-11：施工協議簿に資料を20通添付したいが、ファイルの添付欄が10個しかありません。
A-11：添付ファイルは10ファイルが上限となりますので、複数のファイルを(zipやlzh形式の)アーカイブ形式でまとめるなどして、ファイル数を削減してください。

Q-12：複数登録した主任技術者の決裁順序を指定したいのですが。
A-12：システムの仕様上、同職位者については決裁順序を指定することができません。
主任技術者が2名(A、Ｂ)担当する工事の場合、現場代理人が書類を提出すると、主任技術者A、Bの両者で決裁が可能となります(決裁依頼のメールが届きます)ので、主任技術者Aから決裁するなどの運用で対応いただくようお願いいたします。

Q-13：複数の監督員が担当する工事で書類を提出したところ、監督員氏名欄に1名分の氏名しか表示されません。
A-13：当該欄は初期値として1名の氏名しか表示されません。編集は可能ですので手入力で追記してください。
なお、前項の通り同職位者については決裁順序を指定することができませんのでご了承ください。
例えば、監督員が2名(A、Ｂ)担当する工事の場合、決裁の順序をA→Bと指定することはできず、受注者の決裁が完了した時点で同時に決裁が可能となります。

Q-14：差し戻された書類の添付ファイルを変更するには、どうすればよいでしょうか。
A-14：書類の再提出時に添付ファイルの差し替え(追加・削除)が可能です。詳しくはこちらをご覧ください。

Q-15：工事書類で、主任技術者を飛ばして書類を回すことは可能でしょうか。
A-15：書類の提出・承認時に、画面左下にあるプルダウンメニュー(提出先、または承認・否認先)で送信先を指定可能です。

Q-16：受注者より全発注者に同時に書類を送信することは可能でしょうか。
A-16：書類が監督員で決裁(閲覧)可能状態になると同時に、主任監督員、総括監督員でも閲覧可能となります。
ただし、決裁はあらかじめ決められた経路順となります(監督員→主任監督員→総括監督員)

Q-17：一時保存した書類を開いた際にエラーが発生しました。その後決裁済の書類を開くと、一時保存された書類が表示されます。
A-17：ブラウザのキャッシュ(以前に取得したデータ)が表示されているためだと考えられます。Microsoft Edgeを利用の場合は、「Ctrl」「F5」キーを同時に押しますと、キャッシュを消去することができます。他のブラウザのキャッシュクリア手順はインターネット等で各自お調べください。

Q-18：書類を提出しようとしたところ、画面下部のボタンが決裁画面と同様に「承認」「否認」と表示されています。
A-18：ブラウザのキャッシュに残っている、以前に書類を決裁した際の情報が誤って表示されたものと思われます。
前項と同様の手順にて、ブラウザのキャッシュ消去および、設定変更を行ってください。

Q-19：開発局様式の段階確認願はどこまで入力して提出すればよいでしょうか。また監督員が入力することができません。
A-19：開発局様式の段階確認願の決裁経路と入力権限はこちらをご確認ください。

書類閲覧について
Q-20：提出した書類がどこまで承認されたか確認するにはどうすればよいでしょうか。
A-20：書類の一覧画面より「状況」列の「決裁中」などの文字をクリックすると「決裁状況一覧」画面が表示されます。
詳しくは、工事施工情報共有システム操作説明書(概要編)14ページをご参照ください。

Q-21：書類一覧の表示順を日付などでソートするにはどうすればよいでしょうか。
A-21：書類一覧画面上部の項目(「タイトル」、「提出日」など)の文字をクリックする度に、項目毎の昇順→降順→昇順→降順...でソートされます。

通知メールについて
Q-22：「書類提出」の通知メールが届いたのですが、該当書類が閲覧できません。
A-22：「書類提出」の通知は書類登録時に送信されますが、受注者全員で決裁完了しないと、発注者で書類を参照できないため、受注者側担当者が複数の場合、確認メール送信と書類閲覧可能となるタイミングにずれが生じます。
(詳しくはこちら。発注者発議の場合も同様です)

Q-23：「書類提出」や「決裁依頼」の通知メールが届きません。
A-23：案件登録時にメールアドレスを誤って登録された可能性があります。
「メンテナンス」－「個人情報変更」－「E-mail」の設定を確認、修正するか、建設技術センターまでお問い合わせください。

書類修正・削除について
Q-24：提出書類に誤りがありました。まだ誰も決裁していないので修正・削除したいのですが。
A-24：書類一覧画面より、該当書類を開いていただき、下部中央にある「修正(削除)」ボタンより修正(削除)いただけます。(詳しくはこちら)

Q-25：誤って現場代理人より提出された書類を監督員が承認してしまいました。書類を削除するにはどうすればよいでしょうか。
A-25：以下の手順に従ってください。
1.監督員で当該書類の決裁を取り消した後、差戻先を現場代理人として書類を否認
2.現場代理人が書類の提出を取り消す(書類を開いた画面下部にある「提出取消」を選択)

Q-26：総括監督員で最終承認された書類に記述の間違いがありました。どうすれば修正できますか。
A-26：最終承認された書類は修正、削除できません。
必要であれば新規書類を登録、決裁いただくようお願いします。(「引用提出」を利用すると、容易に再提出可能です。)

書類の印刷について
Q-27：書類印刷したところ、ヘッダやフッタが表示されたり、余白が広くとられて見栄えが悪いのですが。
A-27：Microsoft Edgeであれば、印刷機能を「その他の設定」より「ヘッダーとフッター」の有無を変更することができます。他のブラウザの印刷設定はインターネット等で各自お調べください。
Q-28：書類を印刷しましたが、1ページに収まりません。
A-28：Microsoft Edgeであれば、印刷機能を「その他の設定」より印刷の縮尺を変更し、１ページに収めることができます。他のブラウザの印刷設定はインターネット等で各自お調べください。

Q-29：協議簿作成時に文字数があふれたため改行したところ、書類を参照・印刷すると不要な空白が表示されます。
A-29：空白文字を使用して次の行の開始位置を調整した場合、書類を閲覧する環境(文字サイズ、ウィンドウ幅など)によって 1行に表示される文字数が異なるために、空白文字の位置が書類作成時の行の変わり目とずれて、上記現象が発生します。改行は空白文字の挿入ではなく、リターンキーを使用してください。

工事担当者・会社名の変更について
Q-30：協議簿に表示されている会社名が間違っています。どうやったら訂正できますか。
A-30：案件管理システムより変更申請をしてください。反映後、建設技術センターより完了通知通知メールを送付いたします。なお、変更は自動で書類に反映されるので、書類の再提出は不要です。

Q-31：現場代理人が変更となったため、「メンテナンス」－「個人情報変更」で担当者名等変更したところ、提出済書類の決裁者も変更されてしまいました。
A-31：担当者が変更となった場合は、前任者と別アカウントを使用いただく必要があります。
本サイトトップの「利用登録」より担当者変更手続きをしてください(初回申込時にお知らせした受付番号とパスワードが必要です)。

Q-32：担当者を変更しましたが、新しい担当者に書類が回覧されません。
A-32：既に提出済みの書類や、変更前から一時保存の状態であった書類については決裁経路が自動で変更となりません。
お手数ですが、新規で書類を作成いただくか、(提出済書類は、発議者への差し戻し後)発議者で決裁経路を変更いただく必要がございます。決裁経路変更の手順はこちらをご参照ください。

Q-33：監理技術者を登録したいのですが、主任技術者の登録欄しかありません。どこに登録すればよいでしょうか。
A-33：情報共有システムに登録する書類の押印欄に「監理技術者」の欄はなく、「主任技術者等」と設定されているので、
書類上確認が必要な場合は、主任技術者として読み替えて登録いただくようお願いします。

Q-34：現場技術員を決裁経路に追加することとなりました。どのように登録すればよいでしょうか。
A-34：本サイトトップの「利用登録」より変更手続きをしてください。詳細な操作につきましては、こちらをご参照ください。
なお、現場技術員に工事施工協議簿を回覧する場合は、帳票種類選択画面において、書類種別に「施工管理員経由」と付いた書類を選択いただくようご注意ください(その他の書類は「施工管理員経由」と記載がありませんが、現場技術員に回覧されます)。

成果品の作成について
Q-35：情報共有システムに登録した書類から電子成果品を作成するにはどうすればよいでしょうか。
A-35：本システムでは、登録された書類に納品情報を登録いただき、自動的に要領に沿ったフォルダ構成の成果品(管理ファイル付き)を出力する機能が組み込まれています。
詳細は、情報共有システム操作説明書をご参照ください。
概要編 : 「８.書類の一括ダウンロード」
詳細編 : 第4章「納品に関する操作手順」※現在、詳細編は未更新のため掲載停止しております。

Q-36：情報共有システムから一括ダウンロードした成果品(zip形式)を解凍しましたが、ファイルが格納されていません。
A-36：以下の理由が考えられます。
1.ご利用の解凍ソフトが古く、うまく解凍できていない可能性があります。
解凍ソフトの最新バージョンを入手してください。
2.回線等の状況により、成果品のダウンロードが途中で終了している可能性があります。
「ダウンロード」を選択後のダイアログに表示される ファイルサイズとダウンロードしたサイズが異なっていれば、再度ダウンロード(成果品のサイズが大きい場合は分割で)してください。

Q-37：成果品の一括作成を実行しましたが、ダウンロードしたアーカイブに一部書類が含まれていません。
A-37：書類の納品情報が「未入力」となっているためと思われます。
「未入力」の文字をクリックし納品情報の画面で、「打合わせ簿種類」、「作成ソフトバージョン情報」の必須入力項目が「その他」になっていないかご確認ください。
とくに「作成ソフトバージョン情報」が「その他」を選択されている場合、下欄に値の入力が必要となります。
Q-38：一括ダウンロードで成果品作成を行った後、書類が不足していることがわかりました。書類を成果品に追加するにはどうすれば良いでしょうか。
A-38：一括ダウンロード機能は、全体でファイル名等整合を取っているので、書類を1通(1ファイル)手作業で追加するのは困難です。
当該書類を決裁完了後に納品情報を入力し、再度一括ダウンロード処理を実行してください。

ワンデーレスポンスについて
Q-39：協議事項において期日までの回答を希望する工事施工協議簿を発議する場合はどのように行えばよいでしょうか。
A-39：発議者は工事施工協議簿の協議事項の欄に回答希望期限を明記します。
また、情報共有システムには発議者が最終承認期限を設定し、指定した日に相手先へ期限を通知できる機能がありますのでこちらを参照してください。

その他
Q-40：情報共有システムにログインできないのですが、システム障害やメンテナンスの情報はどこに掲載されているでしょうか。
A-40：ポータルサイトトップ「建設技術センターからのお知らせ」にメンテナンス情報等を掲載しますのでご参照ください。

Q-41：情報共有システム操作説明書はどこに掲載されているでしょうか。
A-41：本サイトトップの「操作説明書」に掲載しております。
・工事施工情報共有システム操作説明書（概要編）...書類の提出、決裁、電子成果品作成等、日常よく使用する機能に絞って記載しています。
・工事施工情報共有システム操作説明書（詳細編）...システムの全機能について記載しています。※現在、詳細編は未更新のため掲載停止しております。

Q-42：Google Chromeで情報共有システムにアクセスしましたが、一部ボタンが表示されないなど、画面レイアウトに異常が生じてしまいます。
A-42：本システムは以下のブラウザで動作確認をしておりますが、Microsoft Edge以外のブラウザについては、主要機能のみの動作確認となります。 正常に動作しない場合はMicrosoft Edgeをご利用ください。
・(推奨)　Microsoft Edge
・Fire Fox、Google Chrome、Opera
お問い合わせ先
（一財）北海道建設技術センター 企画部情報課
TEL 011-221-2521（電話受付時間 土・日・祝日を除く 9時～17時）
Email cals_admin@hoctec.or.jp